Buscar recursos y resolver problemas
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Buscar recursos y resolver problemas ¿Sabes qué se le da MUY bien a nuestro cerebro? Resolver problemas.
De hecho, si no tiene problemas para resolver, o tiene problemas irresolubles, se inventa problemas, se preocupa, se tensa, se angustia, y le empieza a dar vueltas a cosas sin sentido. O se engancha al Candy Crush. O a los crucigramas, sudokus o pasatiempos más o menos retadores.
El caso es solucionar problemas
Lo que pasa es que cuando vienen problemas de los de verdad, de los que hay que resolver sí o sí (esos para los cuales representa que ha estado entrenándose resolviendo pseudoproblemas), frecuentemente nos angustiamos porque los problemas reales, son bastante mayores, implican consecuencias muy negativas si no se resuelven y en ocasiones conllevan algún grado de responsabilidad por nuestra parte (sea en su origen, sea en la solución).
Y claro, nuestro cerebro sabe solventar problemas que en realidad, si no obtienen solución, tampoco implican consecuencias… o bien problemas que no son realmente responsabilidad nuestra.
Así que lo mejor que podemos hacer para resolver problemas es minimizar la angustia para que no entorpezca (ya que tiene la mala costumbre de aconsejar erróneamente, y nos lleva a dar por buena la primera solución que nos venga a la cabeza, la angustia es impulsiva).
Y después, obviamente, buscar recursos si no los tenemos, y empezar a implementar el plan de acción que hayamos trazado para solucionar nuestro problema.
Los 5 pasos para resolver un problema
Un método que encontrará su lugar en su caja de herramientas de gestión.
- Definir el problema a tratar
- Identificar las causas
- Encontrar una solución
- Poner en marcha las acciones: aplicar la solución elegida Plan de acción
- Supervisar la eficacia de la solución y su aplicación
Definir el problema a tratar
El primer paso es comprender los pormenores del problema que hay que resolver. Y sobre todo, no confundir el problema con sus síntomas.
Hay que definir el problema para comprender todas sus dimensiones y reunir la máxima cantidad de información que facilite la búsqueda de las causas.
Dependiendo de la magnitud del problema, involucre al personal de diferentes departamentos para ampliar la perspectiva del problema.
Identificar las causas
Un paso clave es identificar las causas del impacto. Un punto importante es separar la búsqueda de la selección.
El primero requiere ser exhaustivo enumerando todas las posibles causas que influyen en el problema. El segundo enfoque, más analítico, tiene como objetivo identificar aquellos que son lo suficientemente significativos como para ser abordados.
Como suele ocurrir, el diablo está en los detalles. A primera vista, el origen del problema puede parecer obvio. Sin embargo… siempre hay que desconfiar de lo evidente.
Para la investigación, haz una lista utilizando métodos como la lluvia de ideas. No dejes nada fuera. Una vez más, una causa aparentemente insignificante puede desempeñar un papel fundamental en la cuestión que se aborda.
Para la selección, evalúe y clasifique cada opción. El diagrama de Ishikawa es una de las herramientas más adecuadas para esta tarea.
Encontrar una solución
Al igual que antes, este paso se divide en dos fases: la investigación y la selección mediante herramientas como el brainstorming, y luego el uso de métodos de apoyo a la decisión como la matriz de decisión.
La elección de la solución tiene en cuenta diferentes criterios, como la facilidad y la rapidez de aplicación, el coste, las competencias que hay que movilizar y los riesgos de efectos secundarios.
Al final, no se elige necesariamente el que tiene mayor impacto. A veces es mejor elegir un conjunto de soluciones secundarias que sean fáciles y rápidas de aplicar que una sola que tenga un fuerte impacto pero que sea engorrosa y costosa de aplicar.
En algunos casos, la decisión puede ser validada por una prueba antes de ser generalizada. La experimentación es siempre una excelente manera de comprobar la pertinencia de una decisión.
Poner en marcha las acciones: aplicar la solución elegida
Una vez hecha la elección, es el momento de pasar a la acción. Una buena preparación maximiza la calidad del despliegue. Todo comienza con la fijación de objetivos para garantizar la eficacia de las acciones.
Seguimiento de la eficacia de la solución y de su aplicación
El lanzamiento de acciones no puede existir sin un seguimiento preciso a través de un cuadro de mando.
Hay que tener cuidado de no confundir la eficacia de las acciones en relación con los objetivos que se les han asignado -y que garantizan su correcta ejecución- con la eficacia de la solución para resolver el problema inicial.
En el primer caso, se evalúa la aplicación de una solución; en el segundo, la pertinencia de su elección para resolver el problema.
Y entonces… Si el problema no se resuelve, el ciclo debe reiniciarse desde cero con los resultados del último paso como entrada.
Más consejos
No salte la fase de investigación en favor de la búsqueda de una solución
El análisis de un problema es un requisito esencial antes de intentar resolverlo. De hecho, sin un mínimo de comprensión, se corre el riesgo de poner una tirita en una herida antes de que se vuelva a abrir.
Esto significa no tratar la causa, sino los efectos, y así volver a sufrir la apariencia de lo que se pretende evitar.
Aunque la solución parezca obvia, no te saltes la fase de exploración
Cuidado con los atajos. Actuar está bien, pero actuar de forma coherente y eficaz es obviamente mejor.
Durante las etapas de comprensión del problema y de búsqueda de las causas
En el caso de que haya varios problemas, céntrate en resolver primero los más sencillos antes de abordar los más complejos
Es mentalmente más cómodo y motivador empezar por lo más fácil. Esto es especialmente cierto si se trabaja en equipo. El grupo debe sentirse seguro y entrar en calor antes de abordar las cuestiones más complicadas.
No descarte los casos que parezcan fantasiosos al principio
Esta es una regla de oro: ¡sin prejuicios! Si lo haces, corres el riesgo de perder el punto más importante.
Un consejo: diversifique los perfiles (diferentes orígenes, profesiones, funciones, posición jerárquica, etc.) que componen el grupo de trabajo para mantener una mente abierta dentro del grupo.
No trabaje en todos los aspectos de un problema simultáneamente.
Divídelas en subpartes para tratarlas antes de volver a juntar todo. Es más fácil y eficaz hacerlo.
Escriba el problema en blanco y negro
Escribir te permite poner las cosas por escrito y estimular otras partes de tu cerebro. En un grupo, lo mejor es utilizar un rotafolio para anotar el problema.
De este modo, al buscar las causas y luego las soluciones, no se pierde de vista la cuestión central. Sigue siendo el centro de atención.
Al buscar y aplicar la solución
No hay que olvidar el parámetro «coste» en la evaluación de las soluciones
Considerar las repercusiones financieras directas e indirectas de cada alternativa: el coste de implantación, de funcionamiento, etc.
No dude en sopesar el coste con el beneficio que le proporciona. Incluso se puede calcular la rentabilidad o el retorno de la inversión en los temas más importantes.
Establecer indicadores para controlar y evaluar la eficacia de la solución
El trabajo no se detiene una vez aplicada la respuesta elegida. En aras de la mejora continua -del tipo de la rueda de Deming- es necesario establecer indicadores.